采购是企业日常经营必备、同时也是最基础环节之一。但从创业初期、到快速发展、再到成熟稳定,处于生命周期不同阶段的企业对于采购也有着不同的“做法”。

田雅明是马蜂窝的行政采购负责人,从2011年马蜂窝初创早期就加入公司负责行政和采购工作。十年来,伴随着公司的成长她对于“发展中的企业如何做采购”也有着自己独到的理解。“过去十年,马蜂窝也经历了快速的发展。一路走来,采购工作的管理方式也发生了显著的改变,从创业初期单纯的保障办公运营基础需求,到跟上业务快速发展脚步追求成本效率,再到公司规模稳定后强调规范性,公司采购工作也越来越成熟。”

初创阶段:采购规模不大 以单一供应商采购为主

2011年,马蜂窝正处在创业初期,团队规模只有30人。初到公司的田雅明也将采购工作定义为“后勤保障部门”,最核心的任务就是保障公司的基本需求,例如低值易耗品、电子设备、服务器……采购规模并不算大。

据田雅明回忆,2011年前后,企业的采购方式比较单一,只能通过去中关村“逛店铺”进行咨询采购。“在经过几次的线下采购后,我们会同合作较多的线下商店老板建立起长期联系,有采购需求后会通过邮件联系他们,由他们直接安排送货上门和后续服务,付款则采取月末统一结算的形式,跟需求邮件进行一一比对。”田雅明表示,“相对而言,那个阶段的采购工作整体处于比较被动的状态,基本都是单一供应商供货、单一来源报价。”

发展阶段:跟上业务成长速度 重点提升采购效率

随后的几年,马蜂窝进入了全新的发展阶段。经过了几轮融资,马蜂窝的业务步入了高速成长期。据田雅明回忆,那个阶段,公司的组织结构、人员规模都在快速扩大,2015年底已有近500人。在单纯的体量增长之外,采购涉及的场景也越来越丰富,从办公室的装修,到公司固定资产,再到外包的物业服务等等……整个采购的工作量快速上升。

“当时,我对采购的定调是全力提升效率,跟上业务的前进步伐,做到不掉链子。”田雅明表示。刚好2015年前后也是电子商务快速普及的时间点,数字化采购的高效管理模式很快吸引了田雅明的注意力,并逐渐成为了马蜂窝重要的采购方式。“刚接触数字化采购时,我们体会最深的就是寻源速度和开票速度。以前通过线下去实体商场,一天最多只能联系10个店铺,而且开票流程还特别慢,有时候甚至需要1-2周的时间。而通过在京东企业业务这样的数字化平台进行采购,我们可以在短短几分钟内快速匹配数以千计的目标商品,实现全国范围的商品寻源,同时线上发票也可以做到‘秒开’,多个环节下来采购效率会得到大幅提升。”

稳定阶段:提高规范性,主动为公司控制成本

2020年初,马蜂窝开始调整发展战略。尤其是受疫情影响,整个旅游行业面临着较大冲击,马蜂窝也由“扩张”向“求稳”转变。“所以在这个时期,采购的重点任务变成了提高规范性,去落地采购流程上的制式化规定。”田雅明表示,“我们主要是从流程优化和价格透明度两方面入手,所依靠的手段还是数字化采购。”

田雅明也分享了几个故事。

过去马蜂窝的采购流程,是先由采购人员提前跟公司申请备用金放入自己的账户进行付款,采购完成后再收集好所有的发票凭证进行报销、抵冲之前的备用金借款。这套流程不仅执行起来较为繁琐,而且由于采购量大,各种票据也容易丢失,为财务部门与采购人员增添了许多问题。为了改善这一流程,马蜂窝开始同京东企业业务合作。依托京东企业购平台,马蜂窝不仅实现了公司间的公对公结算付款,让复杂的“备用金”模式彻底成为过去。同时采购单价、数量、报销凭证等也可以生成详细的电子单据同步财务人员,采购信息的准确性和合规性都大大提高。”

另外,在数字化采购平台上,采购人员也可以更加方便地进行比价,从而选择更合适的供应商,对采购成本的把控也相应大幅提高。田雅明表示,“过去两年多的时间里,受内外部环境因素的影响,降本增效成为每个企业的必答题,企业也需要更为精细化的运营。在数字化采购的助力下,马蜂窝整个2021年期间,实现了采购降本35%的成效。采购也从最早的被动响应业务需求的部门,转变为一个主动帮公司增效的部门。”

谈及对未来采购工作的规划时,田雅明表示希望能够将数字化更深度地应用到采购工作中,一方面更好地利用系统工具对采购数据进行更细致的汇总与整理,为后续的采购提供科学合理的决策依据;另一方面通过数字化的供应商管理引入更多资源并制定供应商管理的标准与流程,提高供应商管理水平。

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