随着我国经济的发展,市场竞争愈发激烈,企业要想在市场环境中占有一席之地,有效控制项目成本支出是关键。如果同类项目质量、交付成果类似,那么价格将是客户是否选择由该企业负责项目的决定因素,而价格的主要依据便是成本。因此,企业必须将目光聚焦在每个独立项目的直接成本,将其控制在合理范围,使其在同等市场竞争条件下以成本领先的价格优势更具市场吸引力,从而不断盈利,改善和提高自身服务水平,进而实现企业的良性发展。

为什么要对项目成本进行管控?除了上述提到以价格获得更大市场的优势,更有其项目成本超支会给企业带来的不良影响,它可能会在项目完成一段时间后才出现,而企业不会察觉。不要以为这只是涉及成本问题这么简单,其背后可能产生一些你想不到的连锁反应:

因为项目收入推迟及成本回收困难,影响企业信誉及将来信用贷款;

项目时间延长,客户满意度下降,可能会收到来自客户的法律诉讼;

影响企业声誉,进而导致商机减少;

更难招聘到优秀人才,造成企业项目人才出现断层。

项目成本管控如此重要,然而大多数企业还是难以避免成本超支的问题,很大一部分原因是企业没有对项目成本进行实时管控,不能准确找出导致项目超支的因素,及时进行风险控制,减轻对项目交付的影响。接下来8MSaaS将为大家详细讲解项目成本超支的原因,并找到进行实时管控的方法。

一、项目成本超支的原因

1、资源使用率低

资源使用率低,浪费严重,是大部分企业增加总支出的原因。以建筑工程项目为例,项目成本构成大致比例为:材料成本为70%,设备成本为10%,人工成本为10%,这三大费用控制项目的直接成本。

在材料采购方面,若采购人员没有进行种类、价格、运输方式等方面的详细对比,将会出现“以次充好”的现象,不仅采购成本大大增加,项目质量也岌岌可危。在施工过程中,若项目经理没有监控用料,不按配额发放,使用人可以随意领用主要材料,也会出现材料严重浪费的现象。此外,在设备使用上,施工单位为了缩短工期,往往是超负荷运作机械设备,一旦出现损坏,也会因此延误工期,并且增加设备方面的维修开支。

另一方面是人力资源的低效率占用。这大部分是由于工人不熟悉工作环境,项目前期没有对工人进行一定的岗前培训,导致人员流动频繁,工作效率低,工期延长,薪资成本增加,进而造成的人力资源浪费。

因此项目要做好成本控制,还需要提高资源使用率,减少资源浪费的现象。如果在项目开始就出现严重浪费,必然会导致预算紧张,影响之后的项目开展。

2、财务数据失真,汇总不及时慢

在项目管理中,财务管理是不可忽视的一部分,它直接与企业的经济效益相关,影响项目最后的收益结算。项目财务数据汇总不及时、反映不真实,使得资金不能及时进行有效控制,也是导致项目成本超支的原因之一。

一般来说,项目前期资金充裕,项目管理者有很大的管控空间。但如果财务数据汇总不及时,没有根据项目进度与所花费的成本进行核算,统计资金使用情况,就滥用资金,盲目付款,极有可能导致项目后期出现资金紧张的情况。

此外,在项目执行过程中,由于合同签订不规范,项目预算随意调整,也会直接影响成本估算的准确性。项目各环节财务数据不能实现联动,手工统计财务数据容易出现错误,也会造成项目财务信息失真的情况。而等到项目管理者发现财务数据问题,项目资金已是周转困难,为时晚矣。

3、项目监控失效

项目监控是项目管理的重要组成部分。项目监控有助于企业及时作出分析,采取措施使项目回到正轨。归根结底,企业成本超支很重要的原因就是项目监控不到位。没有及时发现成本在某一环节发生了偏差,超出了容许的误差范围,对项目实施中可能遇见的风险预估不足。项目监控失效,说明要找到并解决问题需要花更长时间,并且需要花费更多的时间和精力才能达到原有预估的项目成果。这势必导致项目时间延长,固定成本开支增加,项目成本超支也就不可避免了。

以上便是导致项目成本超支的主要原因。有效的成本管理不能只单靠财务会计管控账本数字,还需要在花费及资源使用之前作出控制,之后作出实时追踪。使用白板、电子表格、敏捷型PPM管理风险因素已经过时,实时了解项目进度及成本、跟踪大量数据、第一时间洞悉项目风险与问题,需要一个专门的项目管理系统。

8MSaaS PM项目管理系统以“动态管理、实时共享”的先进理论实现项目进度、成本、资源、绩效、风险等的有效跟进,可以减少浪费及降低成本,提高生产能力和资源利用率,最终提高盈利能力。

二、8MSaaS PM的项目成本管理解决方案

1、实时跟踪汇总实际收入和成本

有效的项目成本管控,必须支持项目实际收入和成本的实时汇总和更新,通过与项目预算的对比,项目管理者第一时间获知项目超支情况,及时采取调整措施。

8MSaaS PM支持项目管理会计的功能,提供多层次的预算、实际收入和费用的实时跟踪功能,让财务信息在机构、合同及项目间保持一致,不出现偏差。在财务信息真实性方面,

8MSaaS PM任一信息更改,其它相关信息都会自动同步更新,并通知相关人员,从多个维度来减少信息错误,避免员工虚报财务信息,保证数据的实时精准。

2、项目各个阶段的成本信息可视化

8MSaaS PM能帮助企业全面有效地管理项目层及活动层收入和成本的预算,包括项目中的销售订单与合同,项目工时成本,各项项目费用,采购订单,开票与回款等。

项目启动前,8MSaaS PM根据项目总成本层层向下,计划好每个子项的成本支出,用于指导项目实际支出。项目进行时,8MSaaS PM自动实时汇总项目实施过程中的各项实际支出,并在出现超支情况时高亮显示,发出预警。同时,系统还提供费用控制功能,可自定义项目或单个事项的费用在某个范围内需要再被审批。项目完成后,利用8MSaaS PM进行商业智能分析,从多个维度对项目的成本进行统计分析,还能一键生成报表,项目的预算支出一目了然,所有数据都有据可依,实现严谨的成本管控。

3、项目审批及跟踪贯穿整个过程

如果项目管理者能按需审批分配预算、采购、资源等,并跟踪其使用情况,就能有效减少资源浪费的现象,也能让相关人员不敢随意乱摊成本,用其他发票以假乱真,将项目费用转作其他用途,增加项目成本。

8MSaaS PM提供简单审批与验收机制。支持跨部门、跨站点、跨项目的资源分配及有效跟踪其实际使用率,以防资源申请者轻易夸大资源的需求,同时也使资源申请者更努力地去估计真正的资源需求及时间。8MSaaS 除了能帮助用户恰当分配资源时间之外,还能检测到资源技能与需求之间的差距,让资源与需求更加匹配。

8MSaaS PM也支持基于项目的采购。所有的采购信息都会根据采购项目的WBS架构实时汇总更新,并可以利用项目管理规则对采购资源进行有效管理和跟踪。

4、自动预警计划预算与实际的偏差

风险管理是项目管理中必不可少的一环。预防和控制风险可以维持企业项目稳定开展,减少资源浪费,进一步控制项目成本支出。

8MSaaS PM能自动检测项目各种系统性风险及其影响,包括项目计划,成本,资源以及质量的风险,并且能根据现有影响自动推测最终的影响,项目人员可清楚地知道若不及时恰当地管理这些风险的严重性。所有的风险信息会实时自动地从项目层汇总到项目群以供项目群管理者随时查看,以便项目人员更快速有效地确定行之有效的方案来避免风险。

结语

项目成本管控是规范企业内部管理、促进企业稳健发展的一项重要工作。企业应在保证项目质量的前提下,增强项目人员的成本管控意识,减少不必要的资源浪费,利用优秀的项目管理软件帮助项目人员提高成本管理工作质量,这样才能有效控制项目成本。8MSaaS PM助力企业合理分配项目资源,及时查看项目进度,根据项目数据总结及时规避项目风险,审批项目申请,查看项目可交付成果等,提升项目管理效率,降低项目成本支出,从而提高企业经济效益。

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