很多企业在项目管理过程中仅靠项目经理,和团队成员通过传统的方式去记录、修正项目进度,但这种方式在管控项目方面很难做到面面俱到,时间线也会很容易发生混乱。
所以要想做好项目管理,除了管理者自身需要具备足够的管理能力,还需要借助合适的项目管理工具来帮助项目经理及时追踪项目状态,管控项目成员,从而提高整个团队的工作效率。
而「飞项」作为一款不错的项目管理工具,能够在项目进行的整个过程中,帮助项目经理管理与项目相关的所有信息,使得项目的进展情况一目了然,让项目随时处于监控状态,并实时进行调整。
一、明确项目目标及需求,合理分配成员任务
清晰明确的目标,是我们启动项目的重要前提。目标就像项目的一个灯塔,只有项目成员达成共识,清楚自己在整个项目组中的位置,才能一起朝着目标使劲。相反,如果如果目标不明确,大家就会把力气用在与正确目标相反的方向,就会造成项目团队沟通不畅,协作不良等情况。
在「飞项」的事项界面中,可以创建多个可设定带有时间、提醒、背景描述的项目事项,项目管理者可以将每个项目中所涉及到的关键信息即需求,都在事项中详细的罗列出来,并支持将这个事项在线同步给项目成员,使成员对项目目标及需求都有着清晰的认知。
确定并同步好目标后,就需要围绕这个目标,安排完成该任务所需的操作,将他们分解成一个个可实现的小任务。
对此,「飞项」提供了事项拆解功能,支持将项目进行三级拆解,拆分出的每个任务都可进一步设置明确交付时间与负责人员,明确每个成员的责任。
二、在项目执行过程中跟踪项目进度
进度跟踪是项目管理的一个重要环节,通过可视化管理项目,项目管理者可以很好地控制项目推进节奏,明确下一阶段的计划。
在「飞项」中,经过拆解的项目会自动形成完整的思维脉络图,让每个分解的任务呈现可监控的状态,管理者可以通过该「脉络图」,清楚地看到整个项目的逻辑结构、实时监控各环节的进度。各级项目成员也都能通过「脉络图」了解全局,明确自身定位及工作安排。
同时飞项还会通过汇总个人待办与团队派发事项,形成日报并推送给事项相关者,管理者在每天早上就能收到项目目前所有的进展情况,如果发现有延期的任务就可以直接提醒相关成员。而对于派发出去的事项和待办,只要协作人有新的进展,还会同步信息给发起人,管理者无需实时催办也能实时知晓项目进度。
三、加强协作与沟通,及时调整
在项目管理中,如果说项目计划是整个项目管理活动的基石,那么有效沟通则是项目运行的加速剂。通过沟通,项目经理在了解工作进展的同时,也能了解到项目成员的情况。
而在飞项中,每一个事项都拥一个独立的沟通环境,项目成员无需通过其他软件新建群聊,即可就所处的事项发起沟通,进度汇报和交流想法等,不会被其他无关信息干扰或打断。管理者也可以在这个过程中及时发现问题并做出调整,有效推进各任务的发展。
在沟通过程中,对于重要信息可以直接划重点,并有专区可直接查看,保证信息准确传达。同时还有发起会议、创建待办和发布公告等小工具,大大节省了沟通效率。
通过「飞项」项目管理工具,管理者可以清晰知道每个项目成员任务的完成情况,把控每项活动的进度,保证项目的完成。让管理者轻松掌握在项目中所发生的一切。如果你正在找适合团队的项目管理工具,不妨试试飞项!
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