假如再有冬奥会“冰墩墩”设计这样的

保密任务，可以用信源密信！

“信源密信”VS“面对面沟通”

——北京冬奥会吉祥物“冰墩墩”设计项目沟通管理实践探讨

在项目管理中，项目沟通管理是十大知识领域的重要部分，项目沟通管理有面对面沟通和邮件沟通、即时通讯工具沟通等方式。这些方式应用得好，就能对项目的成功完成起到决定性的作用。如果使用不好，就会降低工作效率，增加工作成本。那么，刚刚过去的2022北京冬奥会吉祥物“冰墩墩”设计项目中的项目沟通管理是否有改进余地呢？本文试做以下探讨：

在一篇有关“冰墩墩”保密设计全过程的文章写道：

“ ‘冰墩墩’从设计、评选、生产到上市，每个环节都有严格的保密要求，做到了保密滴水不漏，确保了奥运会吉祥物的顺利发布，也让‘冰墩墩’给大家带来了最大程度上的惊喜。”

“在设计前期，为了保障前期设计工作的安全，设计承接单位广州美院昌岗校区综合设计楼705工作室作为封闭办公场所，出于保密，团队负责人特意嘱咐，给大门多加了一道锁。”

“在设计过程中，出于绝对保密的原则，样稿或者修改稿不能使用任何电子方式传输，不能用电子邮件，不能用U盘，更不能打印快递。每次都由团队成员亲自送到北京，期间往返京穗逾20次，都是抵京后现场将存在电脑里的样稿，当面传输到奥组委的工作电脑中。”

CCTV-5纪录片《吉祥物诞生记》中，详细介绍了设计阶段的保密措施

“在设计修改阶段，设计团队不断接到修改意见，不断进京汇报。后来为了快速落实冬奥组委的修改意见，团队干脆在北京购置了几台设计师使用的计算机显示器，放在冬奥组委，每次修改都现场办公。”

“在设计评选阶段，“冰墩墩”的基本外形确定后，北京冬奥组委还特地在指定场所，请了230个孩子参与投票。”

北京市崇文小学的孩子们盲选“冰墩墩”

在惊叹于‘冰墩墩’设计过程中的保密工作滴水不漏之余，笔者认为：作为重大的国家事件，“冰墩墩”的设计上升到国家“保密”项目并采取线下沟通方式防止信息泄露固然可圈可点。“面对面沟通”这种原始的方式，最大好处是可以让所有沟通参与者在一个密闭的场所内，最大程度减少了信息泄露的可能。

然而这种“面对面沟通”的项目沟通管理方式缺陷也是非常明显的。

最大的缺陷就是项目团队无法突破地理空间的限制，就像本次冬奥会‘冰墩墩’的设计过程：“团队每次修改都现场办公”。

其次，由于以上需要“面对面沟通”的特点，显然增加了项目的办公成本、沟通成本，牺牲了办公效率。

一些涉密项目沟通中涉及几个城市、不同人员相互协作，面对面的沟通和设计是一笔不小的支出，在没有充足预算，又要保证沟通的效果和安全情况下，这种面对面沟通显然不合适。

那么，有没有一种既能达到有效沟通，又能保证信息安全/数据安全的沟通方式呢？答案是用安全即时通讯工具“信源密信”。

我们模拟用“冰墩墩”设计的这一涉密项目沟通来举例。

准备过程

第一步：

作为北京冬奥会吉祥物“冰墩墩”设计项目的中标方广州美院，在中标后，随即于北京奥组委成立了项目团队。这一刻，无论是北京奥组委还是广州美院，都可以通过淘宝购买“信源密信”这款安全即时通讯工具。

第二步：

在收到“信源密信”安全即时通讯工具小黑盒服务器后，随即在安卓市场或苹果市场上下载“信源密信”软件，连接网络，进入了“信源密信”工作环境。不用担心它的安全性，也不用像广州美院一样给工作室加锁。因为“信源密信”的最大特点就是【三维加密】、【五维防护】。

第三步：

由这个项目的负责人（涉密负责人）以分享二维码的方式邀请所有利益相关方进入“信源密信”这一私密社区。这些人包括北京奥组委与这一设计项目有关的工作人员，也有所有参与这一涉密设计项目的设计团队成员。

第四步：

由项目负责人（涉密负责人）建立各个工作群。比如设计工作群，北京奥组委沟通群等。然后邀请相关人员进入，这样，安全沟通环境已经建立起来了。

以下简述安全沟通全过程。

沟通过程

日常设计过程

设计人员可以完全放心将设计稿或者视频稿通过“信源密信”发送到群里或者组织内的个人。由于是封闭社区，所有进入“信源密信”这一安全即时通讯工具的项目成员不能将设计稿或视频稿即时分享到微信、钉钉等普通即时聊天工具，从而减少了信息泄露。此外，所有图片和视频稿都做了算法加密，具有【明水印】和【暗水印】，即使下载通过其他软件分享了，也可溯源，让分享者从心里加了一把锁。

设计汇报过程

重要信息如果只想让领导一个人知道，可以在不加人前提下跨组织私聊他。为了保密起见，可以设置【阅后即焚】这种单次阅读功能。

北京奥组委有重要指示给广州美院的某个成员，在成员一直不在线情况下，可以通过“信源密信”【抖一抖】功能提示他，或者在他不在线情况下【追一下】随即自动给他发送一条手机短信。所有人员阅读后会显示蓝字，表示信息已阅。

项目过程中的所有数据都只存储在小黑盒中，无需通过第三方机房环境，从而避免了通过微信、钉钉等普通即时通讯软件造成的信息泄露风险。因为，参与冰墩墩项目的成员日常联络都通过小黑盒这种私有化部署手段，从而减少了数据被互联网公司或者互联网公司的员工窃取的可能。在2021年，阿里云数据泄露事件就是因为与员工窃取数据引发的。“信源密信”小黑盒让项目主导者（北京奥组委或者广州美院）拥有了真正数据主权。

设计评选过程

“冰墩墩”的基本外形确定后，北京冬奥组委特地请了240个孩子来盲选。”如果用“信源密信”，可以这样做：

先用“信源密信”临时邀请外部人员加入，然后将事先建立的投票选项分享给某个临时邀请的成员。完成任务后通过管理员后台删除临时邀请的成员。

以上的“信源密信”使用过程，可以打破时间、空间的限制，让分属各地的项目成员大大提高了项目的沟通效率。如果非要保证绝密效果，也可将项目成员安置在一个集中、密闭的环境中办公，用“信源密信”同样能够提高项目当中的沟通效率。“绝密”场景中的应用

为了保证设计开发过程中的手机端和电脑端信息同步，项目组可事先配备只安装了“信源密信”的涉密手机和涉密电脑，随后将人员集中一地。

工作中，项目团队只使用“信源密信”传输设计稿和交流工作。由于涉密电脑和涉密手机项目组不能对外发送资料，保证了信息绝对不外泄的绝密效果，在10人以上的开发项目中，这种用“信源密信”辅助 “面对面沟通”的方式同样能够保证安全，并且大大提高项目团队的沟通效率/办公效率。

“信源密信”作为一款帮你保护工作秘密、个人隐私的移动安全通讯底座。“信源密信”的功能是非常强大的：它融合了即时通讯、视频会议、协同办公、任务管理、应用开发、万物互联、互联互通、聚合推广等多层次的服务，广泛应用于高安全需求、保护隐私/工作秘密场景中。

在肆虐的“新冠疫情”这一特殊背景下，近年来，“信源密信”的广泛使用，为减少人员聚集，“面对面沟通”，为政府、企事业单位、规模以上企业、所有对数据有要求的互联网用户在安全情况下提高办公效率、减少“面对面沟通”成本提供了最大可能。

作者介绍：（夏东威，中国人民大学硕士，信息系统项目管理师，信息系统项目沟通管理专家，北京北信源软件股份有限公司资深研究员。）

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