2022年5月14日,由行政联盟主办的国内最大规模的企业行政盛会--第五届企业行政峰会在深圳大中华喜来登酒店隆重举行。吸引了来自各行业领域行政人员、嘉宾及企业代表共计千余人参与。群杰客户阿里集团、小米集团、三一集团、碧桂园集团、金地集团等莅临峰会现场。

第五届企业行政峰会

本次峰会以“从服务到运营--行政人的使命升级”为主题,设有“空间运营”“管理提效”“员工服务”等三个分会场,演讲主题二十余个,主要围绕顶流企业碳中和路线、元宇宙办公、先进组织使用先进工具、办公空间规划和管理、企业非生产性采购、职业健康EHS、员工福利顶层设计、行政数字化以及全球设施管理发展趋势等展开。

作为国内领先的印章数字化风控管理服务商,群杰获邀参加盛会。群杰风控研究院副院长刘海东先生于峰会主会场做“如何打造企业现代化印章共享服务中心”分享。

刘院长表示:“现代化企业印章共享服务中心是通过将垂直或平行部门的印章进行集中化、透明化管理,通过智能化设备辅助人工,与企业管理平台打通,给印章使用人提供自助式的服务体验。智能设备与管理平台双向协同,加之智能风控技术,从而实现印章使用效率提升,降低管理成本并规避潜在风险等。”

群杰客户:碧桂园集团、金地集团

精彩的演讲,详实的解决方案以及众多知名企业的案例分享,引起强烈反响。

峰会成果展区,打造企业现代化印章共享服务中心的智能设备:群杰用印宝智能印章、群杰智能印章柜也获得与会嘉宾的广泛关注。

群杰,致力于为客户提供安全、合规、高效的印章智能管理解决方案,自成立以来,已成功助力近100家中国500强,2500+政企印章风控管理,帮助众多知名企业行政人员从服务角色向运营角色跃升。

群杰印章共享服务中心解决方案

群杰印章共享服务中心是通过将垂直或平行部门的印章进行集中透明化管理,并通过智能化设备辅助人工进行自动印章使用及风险预警,从而为用印人员提供一种自助式服务体验,提高印章使用效率、降低管理成本。

其中智能设备包含:群杰用印宝、群杰智能印章柜、群杰自动盖章机以及群杰智能印章管理平台组成。群杰用印宝是轻型便携智能印章,主要用于用印人身份认证、指令验证、盖章文件自动扫描回传及规范盖章行为,保障用印安全;群杰印章柜主要是对智能印章和物理印章进行存储保管,同时可跟踪印章状态信息;群杰盖章机是一款自动化盖章设备,可装入两枚智能章筒实现自动盖章;群杰智能印章管理平台包含用印申请管理、审批管理、授权管理、文档管理、定位管理、统计管理、OCR文字识别、智能验印、数字水印等功能。

群杰印章共享服务中心价值

1

统一印章档案

将集团所有印章进行数字化管理,总部采用自助盖章+人工审核的方式进行用印管理,例如人事证明等材料申请人直接打印自助盖章,重要文件审核后打印盖章。通过自助盖章模式分散盖章人员基础工作量。对分支机构为了方便业务开展,采用属地化管理模式,通过用印宝设备监控印章使用情况。

2

优化盖章流程

每天100～200条流程,近3000份文件需要盖章,甚至一单流程连带着几千份文件,需要盖半个月时间。建立自助用印模式后,通过将大客户和散户分开处理的方式,提高印章使用效率。

3

规范印章使用

以往不同的章在不同的岗位保管,问题是上千枚印章在上千人手中很难找到,且找到了印章也不一定在现场,同时印章分散本身也是风险,各人员的风险意识不一样,存在隐患。印章采用共享服务方式后,建立印章服务中心对印章进行集中管理,中心人员采用坐班制,同时中心配套监控探头、用印宝设备等硬件,保证所有印章的保管与使用都是透明公开,风险可控的。

4

提高专业门槛

共享服务中心将人员集中化管理也利于进行专业化培训,通过流水线审核作业模式即提高了流程审批效率,也降低审核人员的业务复杂度,同时配套咨询岗人员,及时处理碰到的难点问题。

5

提高盖章效率

传统管理模式下,大部分盖章集中在早8:00和晚6:00时间段,印章管理中心建设为智能印章使用提供了基础,支持预约用章。用印申请人可以根据预约情况合理安排盖章时间,同时印章通过智能印章柜进行保管,即使在非工作时间段也可以通过授权自助取章盖章,盖章结束后直接在旁边的邮寄快递中心自助寄件,实现全程无人值守自助式用印。

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