企业文件管理工作，牵一发而动全身。由于企业文件版本管理不到位，在关键时刻出差错，导致发生严重的经济损失和信用危机的事件，已是屡见不鲜。诸如签错合同版本，事后纠葛不清；根据过时文件指导生产活动，生产的产品不达标；提供客户错误版本的报价单，损失巨大等这类事故时有发生不胜枚举。

一、文件版本管理中常见的问题

通过文件命名区分的方式保存多个版本，当文件修改频繁，版本数量不断增多，极易发生文件冗余、版本混乱、查找困难等状况。当传递分享文件时，更是容易出现发送错误版本给对方的尴尬情况。

由于没有统一的企业文件管理平台，不能实现文件协同办公，在文件修改迭代后，未及时通知其他人，经常发现仍有人在使用旧版文件，同时流通着多个不同版本的文件。

由于不注重文件历史版本的存档与记录，需要查找指定历史版本的时候显得非常耗时耗力。例如在文件编辑修改过程中，修改多次后，发现先前的版本反而比最新的更好，但是反过来查找历史版本时，却发现历史版本已经被覆盖，文件找不到了。

多人维护同一文件、修改更新文件时，因为不能对文件版本进行锁定后操作，可能会发生多人重复修改同一问题，或多人操作造成文件重要内容丢失等情况。

没有完整的操作记录，文件修改更新后不知道操作人、操作时间、修改次数等信息，出现问题后更是容易造成相互间推诿责任。

二、开始云企业文件版本管理解决方案

开始云企业内容管理系统的文件版本管理功能模块，支持用户直观方便地进行文件存取、版本更新、历史版本浏览、文件版本比较、版本回滚、版本权限、版本策略等操作，为企业提供了严谨高效的文件版本管理解决方案。

01）搭建统一的文件存储与管理平台

基于开始云企业内容管理系统为企业搭建统一的文件集中存储与管理平台。把分散的文件资料集中存储，实现文件统一的管理与共享协作。

02）严谨的修订过程管理

用户修改文件时系统自动锁定文件，使用户取得对文件的独占编辑权，从而避免了同时编辑、重复修改、内容丢失等冲突。

文件被锁定后其他用户仍然可在权限允许下继续预览、下载当前版本的文件。

用户完成修改操作后解锁文件，释放用户对该文件的独占编辑权，解除文件被锁定状态，文件版本自动更新完成。

03）灵活的历史版本管理

文件在保存编辑结果并解锁更新后，文件自动变更为最新版本。始终直接呈现最新版文件，确保用户不拿错文件版本。

历史版本自动保存留档，有权限的用户可随时调阅查看历史版本文件。

允许误修改文件后，将文件回滚至指定历史版本，用历史版本替换当前最新版本，即时生成新版本文件。

允许清理多余的历史版本，无需保留的历史版本被删除后，将放入系统回收站。

文件版本被误覆盖、误删除后可恢复，有权限用户可从系统回收站中恢复该文件。

04）清晰记录每个文件的历史操作

文件版本管理

在文件的整个生命周期中，每一个文件操作动作都将被清晰准确记录。包括操作人、操作时间、操作版本、版面描述等信息。以便于后续审计与追随工作，避免了出现问题后的责任推诿。

05）支持版本比较，差异一目了然

用户任选两个版本进行在线比较，比较结果会自动显示。支持在历史版本文件或服务器文件与本地文件之间进行差异对比，方便了解具体的文件差异情况。

文件对比

企业文件管理无小事，不注意细节往往会铸成大错。在企业文件管理工作中对文件版本进行有效的控制，将直接影响到文件或相关业务的质量。采用先进的文件管理工具，通过严谨高效的版本管理解决方案，帮助企业把关文件质量，是每个企业都应该重视的问题。

开始云成立于2006年，是国内专业的企业文档管理解决方案提供商，持续16年专注为企事业客户提供全场景文件应用服务。

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